Stafdienst

STAFDIENST OVO ZAANSTAD

 

De grootte van de organisatie heeft in 1996 geleid tot voorzichtige stappen in de richting van een Stafbureau, waar alle onderwijs-ondersteunende diensten gecentraliseerd konden worden. Vandaag de dag heeft het Stafbureau zich ontwikkeld tot een goedwerkende bovenschoolse organisatie, die zich voornamelijk bezighoudt met dienstverlenende taken. Daardoor krijgen directies en personeel van de vestigingen meer tijd voor beleidszaken en ontwikkelingen op onderwijskundig gebied. Door de specialisaties die zich binnen het Stafbureau ontwikkeld hebben, neemt de kwaliteit van dienstverlening steeds verder toe, terwijl de kosten door de schaalgrootte van de organisatie beperkt blijven.

Het Stafbureau is gevestigd in het Zaanlands Lyceum, waar aan het eind van de hoofdvleugel een kantoorpand is gerealiseerd van vier verdiepingen. Hier vindt u op de derde verdieping de afdelingen Personeel & Organisatie en Facilitaire Zaken/Huisvesting, op de tweede verdieping het College van Bestuur , de afdeling Algemeen Beleid en de vergaderruimtes op de eerste verdieping de afdelingen Algemene Zaken, Financiële Zaken en Planning & Control en op de begane grond de afdeling Digitale Zaken. Aan het hoofd van elke afdeling staat een beleidsmedewerker die verantwoordelijk is voor het ontwikkelen, voorbereiden en uitvoeren van bovenschools beleid.

 

Personeel & Organisatie (P&O)

De afdeling P&O is voor de meeste nieuwe collega’s de eerste kennismaking met OVO Zaanstad. Aanstelling, inschaling en alle andere zaken die bij een benoeming een rol spelen worden op deze afdeling geregeld. Werken bij P&O wordt gekenmerkt door dienstverlening en advisering aan alle geledingen binnen OVO Zaanstad. Voor informatie over rechtspositie, salaris, arbeidsvoorwaarden, mobiliteit, enz. kan men altijd bij deze medewerkers terecht. Inspelen op de veranderende arbeidsmarkt is ook een onderdeel van het werk op de afdeling. Dit brede takenpakket betekent dat u altijd, direct of indirect, in contact komt met deze afdeling. OVO Zaanstad kent een aantal voordelige voorzieningen zoals een fietsenplan, kinderopvang en een bedrijfsfitnessprogramma bij een sportschool in Zaandam, waar een personeelslid met een vast dienstverband gebruik van kan maken.

U kunt de afdeling P&O bereiken via het volgende e-mail adres: pz@ovo-zaanstad.nl.

Facilitaire Zaken/Huisvesting (FaZ/HZ)

Sinds 1997 heeft OVO Zaanstad een eigen afdeling Huisvestingszaken. De afdeling heeft structuur gebracht in het planmatig onderhoud (onderhoudsbeheersplannen, jaarlijkse schouw) van de gebouwen en bleek het middel bij uitstek om grote bouw- en verbouwprojecten van de grond te krijgen. Van alle projecten zijn (en worden) door de afdeling in diverse stadia talrijke varianten bedacht, getekend en berekend. Het hoofd van de afdeling is bouwkundige en daarmee heeft OVO Zaanstad gedegen kennis en kunde in eigen geleding. De afdeling is veelzijdig, want men houdt zich niet alleen bezig met bouwprojecten en Arbo-zaken, maar ook onderdelen als legionellabestrijding, brandpreventie en veiligheid hebben de constante aandacht.

U kunt de afdeling FaZ/HZ bereiken via het volgende e-mail adres: huisvesting@ovo-zaanstad.nl.

 

Algemene Zaken (AZ)

De afdeling AZ heeft een algemeen ondersteunende taak. PR en Communicatie zijn een onderdeel van de afdeling AZ. Op AZ worden zaken geregeld als het algemeen jaarverslag, de leerlingenprognose, het organiseren en notuleren van vergaderingen op bestuurs- en directieniveau, het beheer van de archieven, het opstellen van reglementen en de evaluatie van de leerlingenstroom. Ook coördineert men vanaf deze afdeling de bovenschoolse reclame- en wervingsuitingen voor het gehele Voortgezet Onderwijs in Zaanstad, waarbij de samenwerking met het bijzonder VO optimaal is.

U kunt de afdeling AZ bereiken via het volgende e-mail adres: info@ovo-zaanstad.nl.

Financiële Zaken (FZ)

Op de eerste etage van het kantoor van OVO Zaanstad tikt het financiële hart van de organisatie. Aan het hoofd van de financiële afdeling staat de controller. In 1999 is de financiële administratie gecentraliseerd. Er zijn op de scholen dus geen aparte financiële afdelingen meer aanwezig. Met de centralisering van de financiële afdelingen kwam een eind aan de kwetsbaarheid van een kleine schoolgebonden afdeling en aan de te grote verscheidenheid. De directieleden werken budgetmatig en worden op de hoogte gehouden van de stand van zaken door rapportages.
De medewerkers van de afdeling maken jaarlijks de begroting en de jaarrekening per vestiging en per locatie. Daarnaast leveren ze cijfers op per scholengroep (havo/vwo en vmbo) en van OVO Zaanstad als geheel. Ook zorgt FZ voor de ondersteuning en vastleggen van de financiële kant van de leermiddelenfondsen van de scholen.

U kunt de afdeling FZ bereiken via het volgende e-mail adres: fz@ovo-zaanstad.nl.

 

Digitale Zaken (DZ)
DZ is de afdeling binnen OVO Zaanstad die zich bezighoudt met alle aspecten van automatisering, zoals beleidsontwikkeling, de bewaking van de uniformiteit, bevordering van de digitale samenwerking tussen de scholen, standaardisatie van hard- en software, centrale inkoop, e-mailbeheer en het ontwerpen van websites. Een belangrijke taak is weggelegd voor de locatiesysteembeheerder die ervoor zorgt dat op een locatie alles goed functioneert.

U kunt de afdeling DZ bereiken via het volgende e-mail adres: dz@ovo-zaanstad.nl.